5 pasos para un adecuado control de inventario

5 pasos para un adecuado control de inventario

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Gestionar los almacenes llega a ser una de las actividades más importantes para garantizar la salud financiera de las empresas ya que en muchas organizaciones gran parte de su capital está invertido en el inventario. Una administración inadecuada puede generar merma, no cumplir con las demandas en tiempo y, en casos más extremos, impactar en las utilidades.

Uno de los retos principales en la actualidad es tener la certeza de cuánto es necesario adquirir para cubrir las expectativas de los clientes y brindar un servicio de calidad. Es por esto que es vital considerar a los inventarios como uno de los pilares de la operación en la organización. Si tienes incertidumbre sobre tu control de inventario toma en cuenta estos cinco pasos para verificarlo:

1. Planea un pronóstico adecuado de la demanda

Prevenir el exceso o, en su defecto, el desabasto de mercancías es fundamental para contar con un inventario sano y que no represente un costo extra para la empresa. Tener almacenes detenidos puede afectar directamente tu flujo, lo cual tendrá un impacto negativo en la operación y las ganancias de la empresa.

Contar con un registro de la rotación de los productos que ofreces es la base para estimar de manera acertada su demanda. Sin embargo, hay otros puntos importantes a analizar según la naturaleza de tus productos como lo son la antigüedad, su tiempo de vida útil, la demanda respecto a cada temporada, entre otros. Recopilar toda esta información te ayudará a planear un pronóstico más certero.

2. Prioriza y clasifica

Cada producto dentro de tu almacén cuenta con características y propiedades particulares, por lo que tratarlos como si fueran de una sola clase no será conveniente. Clasificar tu mercancía en diferentes categorías ayudará a administrarlas de mejor manera, tomando en cuenta las cualidades de cada producto para preservarlos de manera óptima y, como consecuencia, tener una mejor visión sobre los productos con los que cuentas.

Una de las formas más sencillas para categorizar es a través de la rotación que tiene cada producto. La compañía determinará si el inventario se clasificará por los productos con demanda alta o baja y su estructura dependerá de la planeación que se haga con el departamento de compras. Otra clasificación importante se basa en el valor de cada producto, ayudando a enfocar la atención a los productos de mayor valor.

3. Pon en marcha un proceso de control acompañado por una política de inventarios

Elaborar una guía para controlar de manera óptima tu inventario es clave para integrar y llevar un orden estricto que garantice su control. Definir un proceso y una política te permitirá establecer el nivel del producto que debe existir; determinar frecuencia y tipos de auditorías; la clasificación correcta de cada tipo de mercancía y su rotación; tiempos para realizar pedidos, entre otras actividades que ayudarán a mantener un almacén ordenado.

El proceso vinculado a políticas mejorará la comunicación del equipo responsable y marcará los lineamientos que deben seguir para un correcto manejo de los inventarios.

4. Forma alianzas con tus proveedores

Es imprescindible establecer alianzas con tus proveedores; la sinergia con cada uno facilitará tu gestión del inventario. Analizar tu cadena de proveedores y conocer cuáles tienen más impacto en la operación de tu empresa es la base para crear un vínculo que terminará beneficiando su productividad.

Planifica bien las acciones a realizar con tu proveedor en un panorama normal y en situaciones extraordinarias. Sabemos que hay momentos difíciles para cualquier organización por lo que no está de más contar con un plan de emergencia para adquirir tu materia prima, siempre y cuando éste no afecte las actividades de tu negocio ni las de tu proveedor.

5. Automatiza los procesos

Es importante establecer las mejores prácticas al momento de planear y ejecutar los procesos, de manera que contar con una herramienta para gestionar y controlar tus inventarios se convierte en prioridad.

Automatizar los proceso del almacén brindará confianza y agilidad a tu operación, sin importar el tamaño de tu organización. Para lograr un control efectivo de tus inventarios, un software/herramienta te ayudará a lograrlo de manera eficiente, facilitando la operación de tu gente, siempre y cuando se monitoree periódicamente para asegurar que la política establecida en el punto 3 se está cumpliendo.

Tomando como punto de partida estos cinco elementos puedes crear un sistema adecuado y confiable para garantizar que tus inventarios estén controlados. Analizar tus procesos es el punto más importante para detectar lo que se puede mejorar o cuales son las necesidades que tienen tus inventarios.

¿Tu inventario está en óptimas condiciones? Realizar un diagnóstico a tu organización sólo tomará de 2 a 4 semanas; podrás detectar las áreas de oportunidad y solucionarlas para optimizar tus inventarios, haciendo tu almacén más rentable.

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