Caso de éxito

Identificación de cargas de trabajo Ana Seguros

Ana-seguros

Ana Seguros  Pertenece a Grupo Valore, es una empresa especializada en seguros para automóviles que ha ido creciendo en los últimos años gracias a los resultados y confianza de sus clientes.  Sin embargo, el crecimiento de la plantilla también ha ido creciendo, generando confusiones respecto a las actividades y cargas laborales del personal.

Proyecto

Nombre: Proyecto
Duración: 10 semanas

Prácticas implementadas:

Scorecard

  • Cargas de trabajo
  • Lista de actividades
  • Volumetría

Reto

Identificar las cargas de trabajo de 229 personas definidas en el alcance. Adicional, analizar la distribución de la carga de trabajo dependiendo del tipo de actividad, e identificar las principales áreas de oportunidad dentro de dichas actividades.

Respuesta

Se inició por validar y actualizar los organigramas correspondientes a 6 direcciones, 2 subdirecciones y 2 gerencias. Posteriormente, se identificó al personal al cual se le haría un levantamiento de listas de actividades; al personal al cual se identificaría su carga de trabajo con volumetría estadística; y al personal que se tendría que contemplar ambas opciones (listas de actividades y volumetría). Se impartieron capacitaciones al personal identificado para llenar listas de actividades, con el objetivo de mostrarles el documento y enseñarles a llenarlo. Se recibió la información de cada persona, y de manera individual, se comenzó con la validación de actividades, tiempos y frecuencia. Bajo la metodología de CALTIC, pudimos “sincerar” la información con dada una de las personas. Finalizando con ellos, se validó la información con los jefes directos del puesto, para garantizar la identificación de la carga de trabajo real del puesto.

De igual forma, se clasificó cada una de las actividades, para analizar tipos de oportunidades. Las clasificaciones se determinaron de la siguiente forma: tiempo efectivo, oportunidad en tiempos por proceso, actividades fuera del perfil y sin valor para la organización, tiempo disponible y tiempo de tolerancia.

Por otra parte, todos los puestos que no tenían como tal actividades administrativas, las cargas de trabajo se identificaron solicitando estadística para determinar la volumetría. La mayoría de la carga de estos puestos eran operadores telefónicos, por lo cual, con número y tiempo de llamadas, se determinaron cargas por hora y día.

Resultados

Se logró identificar la carga de trabajo real de cada uno de los puestos y los porcentajes en cada una de las actividades definidas, permitiendo identificar áreas de oportunidad y generando el análisis de cada una de las posibles causas. Cada gerencia, subdirección y dirección, tuvieron un resultado global, al igual que la organización completa.

Este sitio está protegido por reCAPTCHA y se aplica el Aviso de Privacidad y los Términos de Servicio de Google.

Mejoramos nuestros servicios a través de cookies propias y de terceros. Puedes obtener más información en nuestra política de privacidad.