Que ni falte, ni sobre, es como podríamos poner en palabras simples el control de la cantidad o nivel de inventario.
Sin embargo, lograrlo no es tan simple como se escucha, implica no solo realizar de manera correcta los cálculos correspondientes, sino contar también con un alto nivel de confiabilidad (Confiabilidad de inventario). Y no sólo eso, es necesario desarrollar una sincronía interdepartamental incluyendo el nivel de servicio de nuestros proveedores cuando se trata de materias primas, entre otros puntos clave.
El nivel de inventario para hacer exponencial sus beneficios se debe de pensar e implementar de manera integral en todos los diferentes tipos de inventario: Materia prima, productos en proceso, producto terminado, refacciones y consumibles/varios.
¿Qué puede ocasionar el no administrar de manera correcta el nivel del inventario?
● Posible venta perdida o costo de oportunidad, que resulta en un bajo nivel de servicio al cliente por desabasto de producto terminado.
● Altos costos financieros por comprar y mantener en inventarios cantidades excesivas de artículos.
– Posibles mermas por compras excesivas de artículos, considerando el aumento de manejo de los artículos.
– Necesidad de espacios excesivos de almacenaje, así como personal “adicional” para su manejo.
● Cambios emergentes en el plan de producción por desabasto de materias primas.
● Alto tiempo de paro de producción por falta de refacciones.
● Entre otros…
Hay que mantener el enfoque en el objetivo principal: equilibrar la cantidad de cada artículo cuidando el balance entre el costo financiero del inventario y el costo/consecuencias por no tenerlo en inventario.
El preámbulo a la implementación del control del nivel de inventario siempre será tener los principios de la confiabilidad de inventarios trabajados y dominados. Sin esto, no se podrá implementar un sistema para controlar el nivel del inventario.
Con todo esto en mente:
¿Cuáles son los puntos clave para que funcione un sistema que controle el nivel de inventario?
1.Tipo de reposición Tener definida la estrategia por tipo de inventario comenzando por el de producto terminado. Tener definido si será fabricación (o reposición) bajo pedido, fabricación (o reposición) para stock o fabricación bajo ingeniería.
2.Prioridad/Costo-Beneficio Realizar un análisis 80-20 que me dé el enfoque de los artículos que más debo monitorear basado en su costo-beneficio de tenerlo o caer en desabasto. Enfocarse en un análisis integral teniendo principalmente la mezcla de 4 variables:
● Volumen: Los artículos que más se mueven.
● Margen: Los productos de los que obtengo un mayor margen. (Producto terminado)
● Costo/Consecuencia: El costo de las consecuencias de no tener el artículo.
● Costo de mantenimiento: El costo/valor del artículo y el costo de su manejo.
3.Visibilidad/Información Asegurar que mis bases de datos cuentan con toda la información necesaria y correcta para poder ejecutar un sistema de reposición inventarios. Esto va desde asegurar que se tienen dados de alta todos mis artículos con su codificación/separación necesaria por características, hasta tener dado de alta todos sus parámetros.
● Ejemplos de separación: por color, sabor, consistencia
4. Parámetros Definir y registrar los parámetros de cada artículo.
● Ejemplos: Nivel de seguridad, tope de desviación estándar, máximo, mínimo, punto de re-orden, tiempo de entrega, cantidad por empaque, temporalidad, etc.
5.Herramienta/Software Es importante que se defina una herramienta que maneje lo más automatizado posible todo lo anterior.
● Hoy en día hay diferentes softwares que consideran todas las variables anteriores y realizan el cálculo automáticamente, sin embargo, si no se tiene, puede llegar a ser costoso implementarlo. Por lo que es importante mencionar, que también se puede “automatizar” con herramientas de Excel.
● Si la organización cuenta con un ERP, es necesario evaluar si su módulo de control de nivel de inventario tiene las características necesarias. En nuestra experiencia pocas veces hemos visto que así sea, por lo que una opción es seleccionar un software específico en la materia para complementarlo.
6. Comunicación y sincronización Contar con sincronización interdepartamental y fluidez en la comunicación en tiempo real entre ventas- planeación/producción- almacén-compras a través de la definición de procesos.
Por último, lo ideal es definir indicadores semaforizados incluso a nivel artículo, que permitan detectar y prevenir de manera inmediata las posibles desviaciones y evitar los costos y consecuencias previamente mencionadas.
Si quieres conocer como nuestra consultoría de negocios te puede ayudar a implementar un sistema de control de inventarios.
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