Grupo-Pavimentos-del-Sureste

Sistema de gestión, optimización y control de procesos

Empresa chiapaneca con proyectos en su mayoría para la obra pública. Realiza la mayoría de sus obras en los Estados de Veracruz y Chiapas. 

PROYECTO 

Nombre: Implementación de estructura y Sistema de Gestión. Optimización y control de procesos

Duración:  17 semanas

PRÁCTICAS IMPLEMENTADAS

Definición de macro y micro estructura organizacional (listas de actividades), reingeniería de procesos de área técnica, construcción, compras y cuentas por pagar.

Etapa:  Proyecto

Grupo Pavimentos del Sureste (GPS) es una empresa chiapaneca con proyectos en su mayoría para la obra pública. Realiza la mayoría de sus obras en los Estados de Veracruz y Chiapas. Tres socios dirigen a la organización, y al aprobar el proyecto, se interesaron principalmente en el rediseño de los procesos más importantes de la empresa, que impactaban financieramente.


RETO:

Definir la estructura macro (con 3 socios desalineados) y la microestructura con base en cargas de trabajo óptimas. De igual forma, se definirían los modelos óptimos para las áreas de presupuestos (área técnica), construcción, compras y cuentas por pagar. Dichas áreas eran el foco principal para la implementación del Sistema “Enkontrol”, y deberían quedar perfectamente alineadas, para que la herramienta del software fuera aprovechada de forma eficiente.

RESPUESTA: 

Se realizaron diversas propuestas para la macroestructura y en conjunto con los socios, se definió la óptima para el momento del negocio, cada uno de ellos se hizo responsable de las áreas administrativas, operativas y comercial. El principal cambio fue la inclusión de compras en el área operativa, con el objetivo de que un solo responsable controlara y rindiera cuentas de los avances en las obras. Se rediseñaron y validaron los procedimientos, políticas, formatos, controles y herramientas en las áreas de presupuestos, construcción y control de obra, mantenimiento de maquinaria, compras y cuentas por pagar. Dichos procedimientos fueron alineados a un “deber ser” óptimo para la organización, pero que incluyeran los alcances y funcionalidad del software, permitiendo una implementación del mismo más eficiente y garantizando el máximo aprovechamiento. Al definir los procesos y las funciones de los puestos, se identificaron cargas de trabajo necesarias, con lo cual se determinó el número de personas necesarias para la ejecución. Se diseñaron e implementaron tableros de control, con indicadores operativos para cada una de las áreas.

RESULTADOS:

Se concluyó el proyecto y la macroestructura y el sistema de gestión permitió a los socios trabajar de forma más eficiente y tomar decisiones con base en resultados. El diseño de los procedimientos, permitió a GPS garantizar la óptima implementación de “Enkontrol”, así como un mejor control dentro de los mismos. Las áreas de presupuestos contaban con herramientas de control de proyectos y elaboración de presupuestos ideales, lo que permitió disminuir la carga de trabajo y poder participar en mayor número de convocatorias. Las obras fuerron mejor controladas ya que todos los costos y gastos eran asignados en el rubro y obra correspondiente, permitiendo una mejor gestión del avance y costos de cada una para el Director de Construcción. El área de maquinaria y compras, incrementaron considerablemente su nivel de servicio, basados en los procesos y controles definidos.

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