Estructura y Optimización de Servicios Corporativos

Entre los primeros pasos, se definió la macro estructura de las distintas direcciones con sus respectivos puestos, logrando un enfoque para que las agencias se dedicaran exclusivamente a los procesos de la cadena de valor, y todos los procesos de servicio estuvieran dentro de un corporativo.

Se trabajó en el diseño e implementación de todos los procesos que involucraban al área de finanzas y recursos humanos, desde la definición del proceso, políticas que lo regían, y en el diseño de herramientas para un mejor control de los mismos. Entre los aspectos clave que se implementaron y optimizaron en el área de Finanzas, se encuentran validaciones de depósitos, administraciones de cuentas, pagos a proveedores, administración de cajas en agencias, conciliaciones, cierres operativos y generación de Estados Financieros.

Para el caso de Recursos Humanos, se implementaron mejoras en todo el proceso de reclutamiento y selección de personal, contratación, inducciones a los empleados, administración de personal y sobretodo, se definieron todas las políticas internas que afectaban la operación de las agencias, como son las de ausentismos y retardos, horarios y vacaciones.

Un punto crítico fue el involucramiento del personal de las agencias, para proporcionar información financiera al corporativo, por lo cual se desarrolló un mecanismo para asegurar la entrega en tiempo y forma por parte del personal operativo a los contadores, quienes a su vez, con dicha información y la ejecución de una serie de actividades definidas en un “checklist” pueden registrar en tiempo y sin errores los cierres contables.

Para poder gestionar y mejorar los resultados, se implementaron tableros de control con indicadores clave de la operación de finanzas y recursos humanos, así como del cumplimiento de los entregables por parte del área operativa.