Caso de éxito

Optimización de Procesos de Control y Administración

Loreins

Loreins es un conjunto de boutiques especializada en ropa y zapatos para dama con la búsqueda constante de contar con las últimas tendencias de la moda, tiene ubicaciones en los principales centros comerciales de Tampico, Poza Rica y Monterrey. La fundadora y Directora General percibía que la etapa actual de crecimiento (más sucursales) le estaba generando descuidos y descontrol en temas administrativos y operativos, que potencialmente pudiesen afectar el nivel de servicio percibido por el cliente.

Reto

Loreins está pasando por una etapa de crecimiento, dentro de la cual se han descuidado temas de administración y operación. Para poder seguir creciendo y tener un nivel de servicio alto con los clientes y con alta rentabilidad Loreins decidió hacer un diagnóstico para ver el estatus actual de las finanzas, los procesos, la organización de su gente y la gestión de la empresa.

Respuesta

De acuerdo al alcance y los objetivos del cliente, se definió una estrategia de análisis para identificar las principales oportunidades enfocadas a los procesos administrativos, gestión y estructura organizacional. Se inició por identificar la posición financiera del Grupo así como la rentabilidad de cada una de las sucursales y líneas de negocio. Se realizaron los mapeos y análisis de los procesos administrativos – Compras, Tesorería – cuentas por pagar, Generación de información financiera y administrativa, así como el control de los inventarios. Se logró entender el grado de comunicación efectiva que se tenía en la empresa y el correcto uso de indicadores y foros de gestión. Se estudió que tan bien organizada estaba la administración de la empresa, en cuanto a su organigrama, claridad de los puestos, responsabilidades y sus cargas de trabajo, para determinar de forma precisa y directa las áreas de oportunidad.

Resultados

Se encontró que la generación de la información financiera y contable para la toma de decisiones es no confiable y a destiempo, por lo tanto las evaluaciones de sucursales, líneas de negocio o marcas no se hacían. En los inventarios se percibe un manejo no adecuado que repercute en alto capital de trabajo (inventarios de lento movimiento / temporadas pasadas) causado por una deficiente operación en almacén y por un sistema de reposición / compras supeditado a la experiencia de la Dirección General más que a las necesidades históricas de cada zona / tienda. Tampoco se cuenta con claridad en las funciones del personal administrativos además de una falta de alineación del puesto – persona correcta.

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