Agencias Automotrices Asociadas

Reto

Determinar las principales áreas de oportunidad de los procesos corporativos que signifiquen mejoras potenciales en el nivel de servicio a las agencias con un costo óptimo. Además, analizar las oportunidades dentro de la estructura organizacional con la que actualmente cuentan.

Intervención

Se definió una estrategia de análisis para identificar las áreas de oportunidad enfocadas a los procesos, gestión y estructura organizacional, los cuales fueron desde un levantamiento detallado de los procesos corporativos, análisis del sistema de gestión, así como el levantamiento del funciograma.

En cuanto a la estructura organizacional, se detectaron oportunidades como que existían áreas sin un alcance bien definido, puestos con 2 jefes inmediatos, un “reporting” no acorde a los objetivos de la organización, áreas clave sin “empowerment”, así como áreas que eran “juez y parte” de sus resultados. Dentro de los procesos, se identificaron oportunidades como el no registrar ordenes de compra a través del sistema, no existía una planeación del flujo de efectivo ni una programación de pagos, existían políticas que no se cumplían y en algunos caso no las había. Otras oportunidades fueron enfocadas a un procesos de reclutamiento y selección que no cubría los objetivos de la organización, carencia de inducción a los empleados, fallas en los pagos de nómina, así como sistemas de remuneración variable sin indicadores específicos que propiciaban la subjetividad de los calificadores. De igual manera, no existían los mecanismos para medir el nivel de servicio de las áreas corporativas. También se realizaron estudios estadísticos que cuantificaban las oportunidades en costos laborales y gastos.

Resultados

Se realizó una propuesta de solución que fue aceptada, enfocada en redefinir la estructura macro y micro, mejorar la productividad de las personas a través del diseño óptimo de procesos corporativos, así como la correcta ejecución de los mismos. Se definiría el esquema de gestión, dirigiéndolos hacia un mismo objetivo y se acordaría un sistema de remuneración variable totalmente objetivo. Se identificaron oportunidades cuantitativas importantes en el costo laboral y en el control del gasto.

Reto

Implementar los procesos clave dentro del área de finanzas, que permitieran contar con Estados de Resultados con información confiable de forma oportuna para la toma de decisiones. Así como brindar un óptimo nivel de servicio a las agencias por parte del área de Recursos Humanos.

Intervención

Entre los primeros pasos, se definió la macro estructura de las distintas direcciones con sus respectivos puestos, logrando un enfoque para que las agencias se dedicaran exclusivamente a los procesos de la cadena de valor, y todos los procesos de servicio estuvieran dentro de un corporativo.

Se trabajó en el diseño e implementación de todos los procesos que involucraban al área de finanzas y recursos humanos, desde la definición del proceso, políticas que lo regían, y en el diseño de herramientas para un mejor control de los mismos. Entre los aspectos clave que se implementaron y optimizaron en el área de Finanzas, se encuentran validaciones de depósitos, administraciones de cuentas, pagos a proveedores, administración de cajas en agencias, conciliaciones, cierres operativos y generación de Estados Financieros.

Para el caso de Recursos Humanos, se implementaron mejoras en todo el proceso de reclutamiento y selección de personal, contratación, inducciones a los empleados, administración de personal y sobretodo, se definieron todas las políticas internas que afectaban la operación de las agencias, como son las de ausentismos y retardos, horarios y vacaciones.

Un punto crítico fue el involucramiento del personal de las agencias, para proporcionar información financiera al corporativo, por lo cual se desarrolló un mecanismo para asegurar la entrega en tiempo y forma por parte del personal operativo a los contadores, quienes a su vez, con dicha información y la ejecución de una serie de actividades definidas en un “checklist” pueden registrar en tiempo y sin errores los cierres contables.

Para poder gestionar y mejorar los resultados, se implementaron tableros de control con indicadores clave de la operación de finanzas y recursos humanos, así como del cumplimiento de los entregables por parte del área operativa.

Resultados

Se lograron centralizar los servicios a través de unidades de servicio compartidos en Finanzas y Recursos Humanos. Cuantitativamente, se disminuyó en 33 % los tiempos de entrega de los Estados Financieros a la Dirección General. Los tiempos de validación de depósitos para las agencias disminuyó en un 56 %. Se optimizaron los días de pago a proveedores en un 25 % mejorando el flujo de la organización. Las vacantes cubiertas a tiempo se incrementaron en un 52 %, mientras que las asistencias a inducciones se incrementaron en un 13 %.