La consultoría de procesos para empresas es un servicio orientado a asesorar a organizaciones en diseñar un deber ser en la manera de operar.

¿Cómo se lleva a cabo un proyecto de consultoría de procesos para empresas?

Así como cuando uno va al doctor y el primer paso es una serie de preguntas acerca de ¿Qué nos duele? para poder definir un diagnóstico y establecer un tratamiento para solucionar la dolencia, igual sucede con las empresas. El consultor de empresas y/o consultor de procesos es como el médico de las organizaciones.

El primer paso es tener claridad de ¿Qué nos duele? para definir cuales estudios debemos de realizar para tener mayor claridad de la situación.

Una vez realizados los estudios, se analizan las “dolencias” y se definen las áreas de oportunidad. Estas áreas de oportunidad aportan la información necesaria para determinar donde está el problema, cuál es la causa raíz del problema y cómo vamos a solucionarlo. Hay distintas maneras de solucionar un problema a través de una reingeniería de procesos, ya sea a través de cambiar el responsable en algunos de los pasos del proceso, generar una nueva actividad dentro del proceso, eliminar algunas actividades del proceso, acompañar al proceso con una nueva política u herramienta, determinar una nueva manera (indicadores) de medir el proceso, implementar un nuevo formato, entre muchas otras soluciones que se pueden impactar dentro de un proceso.

Es importante asegurarse que dentro de esta propuesta de soluciones, siempre se contemple el uso de tecnología para automatizar la mayoría de los pasos posibles, así logrando hacer el proceso más eficiente y facilitando la labor del colaborador para que enfoque su energía y tiempo en otras actividades.

Con la claridad de las soluciones, “corremos el lápiz”, es decir, se diseñan todos los cambios y se prepara todo lo necesario para pasar a la capacitación e implementación de los procesos.

La etapa de implementación es la etapa más importante de una consultoría de procesos. Aquí es donde todo el trabajo realizado previamente da sus frutos. La implementación debe de ser ordenada y paulatina, administrar de manera correcta estos cambios para que no sean ni muy pocos, ni demasiados al mismo tiempo. Una correcta implementación debe de ser permanente en el tiempo y nos permitirá ir viendo como los ajustes a los procesos nos generan resultados tangibles. Es importante mencionar que una consultoría de procesos debe de ir normalmente acompañada de un sistema de gestión que permita medir y controlar los efectos y resultados de la ejecución de los procesos.

¿Cuál es el momento más adecuado para llevar a cabo una consultoría de procesos?

No existe un momento específico que se pueda determinar como el mejor momento, sin embargo hay situaciones que nos pueden dar pie a que sea necesario. Como por ejemplo:

1. Si nuestros ingresos están estancados o disminuyendo y/o nuestros gastos y costos están aumentando.
2. Si hay confusión o falta de delimitaciones en las funciones de cada puesto y/o alcance de cada área.
3. Si estamos en crecimiento y ese crecimiento no está siendo ordenado.
4. Si estamos buscando institucionalizarnos y/o certificarnos.
5. Si estamos en la transición de un nuevo mando/nueva generación que tomará las riendas del negocio.
6. Entre muchas otras más…

¿Por qué es importante considerar contratar un servicio de consultoría de procesos?

Si bien como organización podemos ser los expertos en lo que hacemos, el consultor de empresas especializado en aplicar consultoría de procesos es el experto en implementar una metodología que oriente a los procesos a tener resultados de mayor calidad, mayor servicio, mayor rapidez y menor costo.

¿Qué valor agregado se obtiene de un servicio de consultoría de procesos?

1. Obtienes un equipo objetivo para el análisis y apoyo en la toma de decisiones de los cambios necesarios.
2. Obtienes un equipo experto con amplia experiencia y know-how de distintas industrias y metodologías para aplicarlo a tu industria.
3. Generas cambios de raíz al mismo tiempo de llevar a cabo la operación del día a día.
4. Obtienes resultados tangibles en eficiencia y productividad de tus procesos.
5. Mejoras la productividad de tu equipo de trabajo así como puedes medir de mejor manera su desempeño.
6. Obtienes manuales de procedimiento con todos tus procesos, procedimientos, herramientas, políticas y formatos documentados.

En la vida no hay problemas, el único problema en cualquier situación es encontrar la mejor solución.