El impacto del análisis para la solución de problemas en la empresa

Todos vivimos situaciones día a día en una empresa que se nos presentan en forma de “problemas”, que normalmente nos impiden tener un mejor desempeño. Pocas veces le dedicamos el tiempo necesario a analizar la causa raíz del problema y a definir la mejor solución que aplica.

Imaginemos que yo en mi puesto de trabajo tengo indicadores de desempeño que me ayudan a saber si los procesos, responsabilidades u objetivos que tengo a mi cargo los estoy ejecutando bien o estoy cumpliendo, y que uno de estos indicadores está en rojo (estoy incumpliendo de manera importante con la meta establecida), y lleva en rojo varias semanas; tengo que preparar la junta mensual de indicadores que es la siguiente semana, donde le presentaré a mi jefe el resultado (cumplimiento o incumplimiento a metas) de mis indicadores.

¿Qué le voy a decir a mi jefe respecto a este indicador que está en rojo?

1.     ¿Cuál es el o los problemas de raíz que nos están provocando este incumplimiento?
2.     ¿Cuál es la mejor solución que pienso llevar a cabo?
3.     ¿Cómo voy a organizar el trabajo que implica ejecutar la solución?

¿Cómo responder a estas preguntas?:

1.  Existen distintos tipos de metodologías para hacer un análisis causa raíz, el primer punto a definir es, si el problema es muy complejo y/o muy técnico o no lo es. En función de esta definición tendremos que escoger un método de análisis de problemas. Normalmente hay que identificar qué o quién falló (estadística), y hay que usar el método de “Pareto”, para así saber qué cliente (s), qué máquina (s), que ejecutivo o qué persona, qué producto (s), qué vehículo (s), entre otros es o son los que fallaron o provocaron el incumplimiento, una vez identificado el problema, analizamos su origen (se puede usar Ishikawa, 5 por qués, AMEF, otros) muchas veces el problema (cuando no es muy técnico o complejo) tiene que ver en su origen con falta de capacitación de la gente, falta de definición o de ejecución de un proceso establecido y de su automatización, fallas en la supervisión y seguimiento oportuno. Si el problema es muy técnico o complejo se le tendrá que hablar al experto técnico para su intervención (ejemplo si está dañado un equipo, problemas de construcción, fallas en software o equipo de automatización, entre otros).
2. Cuando llegamos a entender el origen, hay que establecer la acción o serie de acciones para solucionarlo, en forma de oración indicando el verbo que mejor aplica, de lo que va a solucionar, el objeto que va a mejorar y la cualidad que se va a mejorar. En la mayoría de las veces se pueden aplicar dos tipos de soluciones: lo que va a corregir la situación actual y la que va a prevenir que no vuelva a suceder, es importante pensar en las dos.
3. La solución podrá organizarse en alguno de los siguientes tipos:
4. Una decisión, instrucción o acción única.
5. Un plan de acción con varias acciones, normalmente este plan son pocas acciones por llevar a cabo por una o dos personas dentro de la misma área organizacional.
6. Un Proyecto, puede ser corto o de largo alcance. En este tipo de solución se debe seguir toda una metodología de administración de proyectos, que se comienza por una buena planeación que incluye definir el objetivo que se pretende mejorar, las personas que deben estar involucradas en la solución, el presupuesto que va a requerir, la frecuencia de seguimiento al avance, los entregables, entre muchos otros temas.

Muchas veces los problemas persisten porque no somos capaces de responder correctamente alguna de las preguntas anteriores.

Antes de la junta de indicadores, tendré que darme el tiempo para analizar la información y los datos, reunirme con mi equipo y correr los pasos 1, 2 y 3, si lo hago correctamente, mi jefe quedará contento con la explicación que le dé. Si escogí bien el paso 3, entonces tendré que dar un buen seguimiento (de manera distinta en función de si escogí a, b o c) para asegurar la correcta ejecución o implementación de las acciones establecidas.