Todos somos clientes y proveedores a la vez, entonces sabemos lo complejo que es estar sincronizados para que nuestros inventarios y el nivel de servicio otorgado del cliente al proveedor sea el óptimo o el acordado. ¿Qué sucede cuando mi cliente no puede manejar del todo bien su pronóstico de demanda y me cambia constantemente los requerimientos?
Para eso existe el inventario para poder dar en tiempo y cantidad el producto a nuestro cliente. Tiene un costo financiero alto si tenemos de más o nos puede causar mermas; por el otro lado, si tenemos de menos impactamos el nivel de servicio al cliente (interno o externo). En la realidad es un reto poder maximizar mi costo de operación, la calidad del producto, el nivel de servicio al cliente y el valor invertido en los inventarios, de esto se trata la ecuación de eficiencia en la cadena de valor. Los dos últimos puntos se logran si cuidamos 5 temas clave en nuestra operación y en la relación cliente-proveedor en cuanto al manejo de inventarios.
5 temas clave para el manejo de inventarios
1.Comunicación entre cliente y proveedor
Todo inicia con aclarar expectativas entre ambas partes; que requiere el cliente y que puede dar el proveedor, desde aquí se debe ser francos de lo que somos capaces de lograr. Establecer metas y políticas clave de la relación en cuanto a incumplimientos, comunicación oportuna e información, tiempos de entrega, calidades, devoluciones entre otros temas. Pero la parte mas importante viene en la comunicación semana a semana que se tiene para analizar las desviaciones a lo pactado y cada quien pueda tomar su parte para mejorar el nivel de servicio de las siguientes semanas.
2.Confiabilidad de inventarios
Para poder planear la producción, las compras, los embarques y demás, es indispensable saber que la cantidad en existencia en mi sistema (software) es la misma que existe físicamente en el almacén. Este es el punto mas básico de todos, y el que más disciplina operativa exige, en cuanto a que todas las entradas y salidas de almacén se hagan en el sistema en el momento en que suceden físicamente, implica también configuración de software, definición de procesos para cada entrada y cada salida, con sus políticas y un seguimiento constante a que se hagan las cosa conforme a lo documentado.
3.Método de reposición
Saber cual es el mejor método de reposición, requiere hacer un análisis estadístico de cada artículo y entender como se genera su requerimiento, y si este método es confiable. Supongamos que un cliente nos pide o nos hace su pronóstico de lo que va a requerir cada mes de un artículo de consumo constante, y nunca acerta, entonces es importante sacar la desviación del pronóstico que nos hizo vs la realidad de lo que terminó pidiendo, si esta desviación es muy grande, será mejor que nosotros obtengamos estadísticamente el punto mínimo, y punto de reorden que requerimos de ese artículo.
Métodos a escoger: máximos y mínimos en función de pronóstico o de históricos, KANBAN o dos cajas, bajo pedido del cliente y anticipación a eventos especiales.
4.Asignar responsabilidad y evaluación
Es muy importante a quien le toca ejercer cada una de las definiciones y de le ejecución de los procesos que involucran el manejo de inventarios, desde la configuración del software, los inventarios cíclicos, los inventarios contables, entradas y salidas del almacén, obtener reportes e indicadores, recibir el pedido del cliente, ingresarlo en el sistema, darle seguimiento en cada etapa, comunicación con el cliente o proveedor, entre otros. Es importantísimo que estas responsabilidades estén claramente asignadas y sean coherentes en cuanto descripciones de puesto, procesos e indicadores de cada responsable.
5.Seguimiento continuo y estadística
Debemos estar evaluando continuamente el desempeño obtenido de cada artículo en cuanto a su nivel de inventario (no tener ni de más ni de menos) y en cuanto a su nivel de servicio (en que artículos si cumplimos entregando en tiempo y en la cantidad completa), dándole seguimiento a reportes, indicadores y estadística, podremos obtener el análisis necesario para saber la causa raíz del problema de cada artículo y plantear las distintas soluciones.
Si buscamos mejorar el nivel de servicio a nuestros clientes y al mismo tiempo optimizar el valor invertido en inventarios, tenemos que buscar trabajar con un método y de manera organizada los 5 puntos anteriores, iniciar con un diagnóstico de la situación actual en cuanto a estos temas, para después poder plantear un proyecto de solución que mejore cada punto aquí mencionado.
¿Cuáles son tus métodos para mejorar el manejo de inventarios en tu organización? Asegura la optimización de tu cadena de valor con un diagnóstico empresarial, donde descubrirás sus áreas de oportunidad y las soluciones que te brindarán un mayor control de tus inventarios.
