El último trimestre del año normalmente las empresas lo aprovechan para planear y definir objetivos, esto se hace formalmente a través de la planeación estratégica y de aquí se desprenden los presupuestos. Si tu empresa jamás ha realizado una planeación estratégica de manera formal, este trimestre puede ser un buen momento para que empieces a plantearte el incursionar en este viaje. Una vez que se inicia, no debe de haber marcha atrás, la continuidad de la misma se convierte en una cultura empresarial que año con año se revisa y es el mapa con el cuál toda la empresa se debe de guiar en el día a día de sus actividades.
La planeación estratégica no necesariamente debe de tomar mucho tiempo en definirse. Depende de la claridad y el avance que se tenga previamente. Es una actividad que, si la información y los elementos para realizarla se tienen y preparan de manera correcta, se puede llegar a definir incluso en un fin de semana.
Si no se tiene una planeación estratégica, el tiempo de desarrollarla será mas largo a si ya la tenemos y la vamos a actualizar. Es recomendable realizar sesiones específicas para desarrollar cada tema clave de la planeación estratégica, y cada año tener una fecha y agenda para actualizarla, así como tener claro quienes deben de participar. El contar con diferentes puntos de vista de las personas clave de la empresa, permite que las sesiones sean mucho más productivas y que la gente participe y “compre” las ideas o soluciones que se plantearán para lograr la visión
¿Cuáles son los elementos clave a preparar para desarrollar la planeación estratégica por primera vez?
- Desarrollo de la estrategia general de la empresa
• Por qué existimos y para que se creó la empresa (misión o propósito).
• Qué comportamientos y cultura organizacional queremos lograr (valores y competencias clave).
• A dónde queremos llevar la empresa en los siguientes años y como nos vemos en ese futuro (visión).
• Queremos seguir participando en los negocios que actualmente estamos o queremos incursionar en algunos nuevos. - Definir los factores clave de éxito (FCE) de nuestra empresa
• Qué debemos cuidar en nuestra cadena de valor u operación para que el mercado o nuestros clientes nos prefiera ante los competidores.
• Qué es realmente lo más importante para cumplir con la visión establecida y no perder el enfoque queriendo mejorar todo. - Antecedentes y análisis de la situación actual (FODA)
• Qué hemos hecho anteriormente y qué resultados nos ha dado.
• Cuáles son las áreas de oportunidad más críticas a atender internamente orientadas a los FCE (debilidades).
• Qué es lo que si sabemos hacer mejor o nuestras mejores competencias como empresa orientadas a los FCE (fortalezas).
• Qué está sucediendo en el mercado o en el entorno externo a la empresa que pudieran afectarnos o pudiéramos aprovechar para crecer.
• Qué reportes o información estadística requerimos analizar para saber mejor nuestra situación actual. - Traducir la estrategia a términos operativos. Lineamientos y Mapa de Objetivos Estratégicos (MOE)
• Cuáles son las directrices, grandes temas o prioridades a trabajar en los siguientes años para que se cumpla la visión.
• Qué objetivos y de que tipo o perspectiva vamos a perseguir para que nuestra estrategia se cumpla.
• Cuál es el cumplimiento actual de los objetivos definidos.
• Cómo afecta los objetivos de gente a los objetivos de procesos, y lo anterior a los objetivos del cliente y financieros. - Poner la estrategia en acción. Proyectos Estratégicos (PES)
• Qué vamos a hacer para mejorar o minimizar amenazas y debilidades aprovechando nuestras fortalezas.
• Qué vamos a hacer para aprovechar las oportunidades del mercado utilizando nuestras fortalezas.
• Cómo vamos a agrupar todas las acciones establecidas en distintos proyectos que nos van a ayudar a cambiar
• Quién, que, como y cuando se van a ejecutar cada una de estas acciones.
• Qué método o cómo vamos a administrar los proyectos. - Desarrollo del Sistema de Gestión de la Estrategia (SGE)
• Cuáles son los indicadores que se deben medir para cada objetivo estratégico.
• Cómo vamos a desdoblar los indicadores y sus metas que deben tener todos los puestos clave de la organización y que estén alineados.
• Qué reuniones y quienes se deben de reunir para darle seguimiento a los indicadores y a los proyectos estratégicos.
• Cómo nos vamos a asegurar que las reuniones se realicen y la comunicación/gestión sea efectiva.
Hacer que las cosas sucedan, implementación y seguimiento son los pasos que siguen, esta es la etapa mas difícil pues requiere de mayor disciplina y método para asegurar la correcta ejecución de la estrategia.
En ambas etapas es de mucha ayuda contar con el apoyo o guía de un consultor externo, también existen algunas plataformas para el correcto diseño o configuración y su posterior implementación en la nube, que permita una mejor visibilidad y colaboración en la nube. (Ejemplo: itiksoft.com)
La planeación estratégica es fundamental para el éxito de cualquier empresa sin importar su tamaño. Si quieres conocer más sobre como nuestra consultoría de negocios te puede ayudar a implementarla.
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