Sistema de Gestión

¿Qué es un sistema de gestión y para qué sirve?

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Un sistema de gestión es una metodología que me ayudará a visualizar y administrar mejor mi empresa, área o procesos bajo mi cargo y, por lo tanto, a lograr mejores resultados a través de acciones y toma de decisiones basadas en datos y hechos.

Los indicadores forman parte esencial de un sistema de medición, y un sistema de medición es parte fundamental de un sistema de gestión, este último comprende planeación, asignación, medición (indicadores), evaluación, comunicación y retroalimentación, y por lo tanto mejorar el desempeño en la empresa (círculo de mejora).

¿Qué tanto conocen las empresas sobre la correcta definición de indicadores?

Existe falta de conocimiento del tema por parte del personal: saber para qué sirven, cómo se definen, qué tipos de indicadores existen, a quién debo de medir, cómo interpretarlos o usarlos.

Existe falta de tiempo para su definición, establecimiento de metas adecuadas y su correcta implementación.

¿Tengo los indicadores correctos para medir lo realmente importante?

Normalmente muchas empresas no tienen los indicadores correctos, es tan malo tener muy pocos indicadores como tener demasiados y querer medir todo en la empresa.

¿Qué se tiene que hacer?

Si estás leyendo este artículo vas por buen camino, ya que el primer paso es aprender más respecto al tema, hacer consciente a todo el personal y ejecutar un buen proceso de definición e implementación de indicadores para contar con los correctos.

Un sistema de gestión bien definido debe de responder las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué quiero lograr?
    Objetivos Estratégicos (Derivados de una estrategia de empresa)
  2. ¿Cómo voy a revisar si lo logro?
    Definición de Factores Clave de Éxito e Indicadores
  3. ¿Qué tengo que hacer para lograrlo, quién, cuándo?
    Metas y Responsables
  4. ¿Cómo informo a quien lo tiene que hacer y me aseguro que lo haga?
    Foros de Gestión de Desempeño con Minutas.
  5. ¿Cómo sé si se está cumpliendo el objetivo?
    Revisión periódica de Indicadores y Reportes en Foros de Gestión de Desempeño.
  6. ¿Qué tengo que hacer para corregir incumplimientos?
    Planes de Acción a desviaciones de Indicadores, Seguimiento a Planes de Acción

¿Qué pasos debo seguir para definir e implementar un sistema de gestión?

Un sistema de gestión idealmente debe estar vinculado a la planeación estratégica de la empresa, este sería el paso inicial, una vez revisada la estrategia del negocio tanto general como operacional:

  • Alinear la estructura organizacional a las necesidades de la operación
  • Identificar los Factores Clave de Éxito (FCE) respondiendo las siguientes preguntas:
    – ¿Qué necesitamos para ser financieramente exitosos?
    – ¿Qué necesitamos para que nuestro cliente esté satisfecho?
    – ¿Qué necesitamos para que ejecutar cada proceso de manera eficiente?
    – ¿Qué necesitamos para crecer como compañía y para que nuestro personal desarrolle sus funciones de manera óptima?
  • Basado en los FCE, definir los Objetivos Estratégicos (MOE).
  • Establecer los indicadores necesarios para cumplir los objetivos.
  • Desdoblar los indicadores a niveles gerenciales y mandos medios.
  • Diseñar los tableros o paneles de control, así como bases de datos y reportes que lo alimenten.
  • Calcular los periodos base y establecer las metas.
  • Definir el sistema de comunicación (rutinas de medición de desempeño).
  • Capacitar e Implementar el Sistema de Gestión de Desempeño.

Si ejecutamos paso a paso los puntos anteriores, nos daremos cuenta que estamos implementando en la empresa una cultura de mejora continua, dónde a través de un sistema (de gestión) tenemos que hacer que las cosas sucedan y cumplamos con nuestros compromisos establecidos, tomemos decisiones y acciones que nos ayuden en resolver un problema o a lograr un objetivo. Por lo tanto, un sistema de gestión bien implementado, nos hará la vida más fácil, trabajaremos más preventivamente, y hará más profesional, institucional y formal la manera en que se administra la empresa.

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