Ya sea que se cuente con un software avanzado que calcule el máximo y mínimo; se cuente con alguno que sólo calcule el pedido permitiéndonos capturar el máximo y mínimo o se quiera automatizar a través de un Excel por completo, el implementar el sistema de reposición de inventario (SRI) siempre requerirá alimentarlo de cierta información para hacer el cálculo.
Lo más importante para que el sistema funcione es asegurar que la información que se tiene es CONFIABLE.
Información necesaria a alimentar
(Bajo Modelo de Intervalo de Orden Fijo)
- Catálogo de productos (SKU) limpio y esbelto, clasificado por familia / subfamilia.
- Histórico de salidas de almacén o ventas.
● Ofertas aplicadas (en caso de utilizar venta como histórico). - Días de entrega de proveedor.
- Identificación de productos de temporada.
- Frecuencia de reposición.
- Unidad de medida.
- Unidades por empaque.
- Último costo.
- Existencias en almacén (inventario actual).
- Periodo a utilizar para obtener promedio. ● Número de días que incluye el periodo de medición.
- Nivel de servicio que se tiene (generalmente se utiliza 95% O 99%).
- Tope deseado de la desviación estándar.
¿Qué información nos debe de arrojar nuestra herramienta?
- Costo semanal del producto.
- Valor del inventario actual.
- Días de inventario actual.
- Promedio del periodo seleccionado.
- Desviación estándar dentro del periodo seleccionado.
- Máximo y mínimo.
- Valor del máximo.
- Pedido en unidades y empaque.
● Opcional: permita integrarle días de ajuste en caso de ser necesario. - Días de inventario de pedido.
Si apenas se está iniciando a pensar en implementarlo, lo primero que se debe de hacer es limpiar el catálogo y dar de baja todos aquellos productos ya obsoletos (Ojo: el realizar un plan para recuperar ese costo, si se cuenta con inventario, puede ayudar a minimizar la pérdida).
Si se cuenta con productos nuevos que no tienen aún un histórico, se debe de designar un máximo y mínimo temporal y monitorear esos productos para cuando ya se pueda realizar el cálculo.
Como lo mencionamos en nuestro artículo 8 Puntos para abrir la puerta al sistema de compras, el implementar un sistema de reposición de inventarios no es complicado, es simple matemática, siempre y cuando se tenga control de todos los procesos que lo acompañan para que sea alimentado de manera correcta, como lo son:
- Proceso de Entrada / Transferencia / Salida de Almacén y Proceso de Devoluciones principalmente para asegurar la confiabilidad de inventario, asegurar que se tiene el dato correcto de último costo y asegurar los movimientos de salida que nos arroja nuestro histórico (demanda).
- Proceso de Alta / Baja de Productos / Proveedores para asegurar que se mantiene el catálogo limpio.
- Por último, tener montados los indicadores de control de inventario, como días de inventario y confiabilidad de inventario, que nos permitan monitorear que todo está correcto dentro de nuestros niveles de inventario.
¿Y para qué?
Para ahorrar tiempo automatizando nuestro sistema de compras, ahorrar espacio al contar con niveles de inventario óptimos y ahorrar dinero asegurando que no se está comprando demás lo cual pueda generar mermas u obsoletos, y asegurando que no se esté comprando de menos que pueda generar faltantes que causen paros de producción y/o costo de oportunidad de venta.
