Ubicación y manejo del inventario: Todo en su lugar

“Todo cabe en un jarrito, sabiéndolo acomodar”; refrán mexicano que más allá del uso popular, contiene un significado simple, explícito y cierto. El orden y organización de los artículos, permite aprovechar un espacio de mejor manera. Lo mismo aplica cuando pensamos en la ubicación y manejo del inventario dentro de un almacén.

El tener un inventario bien identificado y acomodado no solo genera beneficios de espacio, sino también de tiempo de operación, control y confiabilidad.

Para lograr mantener una correcta ubicación de los artículos, reducir el manejo de los mismos y tener control sobre sus movimientos se debe considerar:

1.Tipo de sistema de ubicación
Un análisis de nuestras necesidades y recursos es necesario para decidir qué tipo de sistema se quiere utilizar. Como todo, cada uno tiene ventajas y desventajas. Los tipos más comunes son:

• Cada artículo tiene predefinido su ubicación.
• Cada espacio disponible se puede utilizar con diferentes artículos (Considera que este tipo de sistema requiere tener tecnología más avanzada que el anterior)

2.Categorización por familia
Dentro del catálogo de artículos se debe de tener clasificado cada artículo con la familia a la que pertenece. Las familias nos ayudan a concentrar artículos con características similares, que comúnmente tienen necesidades similares.

• Ejemplo: Productos químicos con cuidados especiales, perecederos con necesidad de refrigeración, artículos valiosos de alta seguridad.

3.Estantería y recursos necesarios

• Estantería: Las familias y sus características también dan pie a poder definir el tipo de racks o estantería que será necesario. Por ejemplo, estantería con inclinación, con seguridad, con espacio para mucho volumen etc.
• Herramientas: Es importante definir también los tipos y cantidad de montacargas, patines, bandas, carros etc… que son necesarios. Por ejemplo, montacargas que se eleve a más de 5 mts, bandas de rodillos o automáticas etc.
• Tecnología: Nos debemos asegurar que el sistema operativo permita clasificar los artículos por su ubicación, así como dar de alta diferentes almacenes que reflejen de manera idéntica la separación física. Otro tema importante es la selección del hardware necesario para soportar la operación: Lectores, RFID, Computadoras, Monitores.

4.Ubicación/Acomodo
Una de las actividades más importantes a realizar, es un análisis de movimientos.

• Un Pareto (80-20) con el objetivo de identificar los productos de mayor movimiento y los de menor movimiento. Con esta información se debe de tomar decisión de cuales deberán de estar ubicados en las áreas de fácil y rápido acceso para optimizar tiempos tanto de operación como de auditoría.
• Considerar ubicaciones especiales como, por ejemplo, espacio para embarques en tránsito, espacio para “picking”, espacio para separación de obsoletos y merma.

5.Identificación
Tener etiquetados físicamente los cuadrantes por código (Ejemplo: Rack y Nivel) y/o nombre.

• Con el sistema de inventario de cada artículo tiene predefinido su ubicación, se debe de etiquetar con código y nombre de los artículos que pertenecen a esa ubicación.
• Con el sistema de inventario “caótico”, donde cada espacio disponible se puede utilizar con diferentes artículos, se etiqueta físicamente con código, y dentro del sistema se asigna el artículo al código del cuadrante.

6.Cultura de la gente
Como cualquier práctica la capacitación y compromiso del capital humano es esencial para lograr su objetivo. Es necesario asegurar que el personal responsable de la ubicación y manejo del inventario conozca los principios de 5s, así como el deber ser para ejecutar el proceso de manera correcta, y la importancia y consecuencias que puede ocasionar el no seguirlo.

7.Distribución y tamaño de almacén
Basado en el tamaño disponible del almacén, se debe de definir la distribución que facilite el flujo de la operación, así como:

Accesos y pasillos:

• Entrada y salida y sistema de control en cada acceso.
• Tipos y tamaños de pasillos por tipo de movimientos.

8. Seguridad
Por último, el sistema de seguridad es otro aspecto básico a considerar. Desde tener vigiladas las entradas y salidas, las cámaras de seguridad necesarias y sus ubicaciones, personal de vigilancia necesario, hasta horarios y proceso de autorización y permisos para meter, mover o sacar artículos.

Siempre teniendo en mente que nuestro inventario es un activo, que puede afectar de manera positiva o negativa tanto el flujo como las utilidades de la empresa, el cuidar estos aspectos a la larga se verá reflejado de manera tangible gracias a estos beneficios:

Un menor número de movimientos y necesidades de manejo de los artículos que puede reducir tanto los recursos necesarios de herramientas, de personal, el tiempo de operación como las probabilidades de generar desperdicios, mermas o robos.

Control de la ubicación de los artículos que incrementa la confiabilidad del inventario, así como reduce el tiempo de operación y auditoría.