Las compras dentro de la cadena de valor de una empresa pueden llegar a ser un referente de eficiencia o por el contrario de cuello de botella.
Un departamento de compras debe de enfocarse en ser sistémico y que esto le permita ser un solucionador a su cliente interno.
Puntos esenciales a tomar en cuenta para implementar un sistema de compras:
1. Planeación de demanda y programa de producción:
Tener claro el horizonte de las necesidades que se tendrán en el corto, mediano y largo plazo para poder programar las compras considerando tiempo de entrega del proveedor. Este punto permite generar ahorros evitando costos innecesarios, ya que por lo general las compras urgentes suelen tener un costo más alto. Adicional a que, si hay faltante de algún insumo y/o refacción se puede llegar a frenar la producción incurriendo en paros no deseados, o de algún producto puede haber un costo de oportunidad alto.
2. Políticas y procesos:
El tener estandarizados nuestros procesos como en cualquier otra área conlleva el beneficio de ejecutar las actividades que a cada quien le corresponden de manera correcta, pero en el área de compras las políticas toman aún un rol más importante, ya que ayudan a que las decisiones dentro del departamento fluyan de mejor manera. Desde el número de cotizaciones necesarias, días de pago a proveedores hasta los montos permitidos a autorizar por cada responsable.
3. Catálogo actualizado:
Ya sea de productos, refacciones y/o insumos para producción, servicio o comercialización; se debe de asegurar que se tiene un control de los SKUs que se dan de alta dentro del catálogo, así como asegurar que se den de baja los productos obsoletos. Este punto ayudará en especial a mantener tanto el orden en almacén, como mantener nuestro sistema de reposición de inventario lo más esbelto posible.
4. Inventarios controlados:
Para que un sistema de reposición de inventario funcione de manera correcta los inventarios que lo alimentan deben de tener una confiabilidad muy alta.
Conoce más sobre confiabilidad de Inventario en nuestro artículo.
5. Sistema de reposición de inventarios
Lo más importante para tener un sistema de reposición de inventario es asegurar que se cuenta con toda la información necesaria para alimentarlo, y no solo eso, sino que esa información es real. Implementar un SRI puede llegar a ser bastante sencillo, lo complicado es mantener la información confiable.
6. Orden de compra
El siempre generar una orden de compra, nos da pie a tener una recepción de mercancía mucho más ordenada y controlada. Y ayuda al almacenista asegurar que lo que se compró se está recibiendo completo, y en caso de que no, hacer los ajustes necesarios en cuanto al pago.
7. Evaluación de proveedores
Se debe de asegurar que estamos recibiendo el servicio adecuado, si lo que estamos recibiendo en cada pedido tiene la calidad y cantidad correcta para con esta información poder tomar decisiones correctas de a quién queremos mantener como proveedor.
8. Desarrollo de proveedores:
Por último, el desarrollo de proveedores suele ser uno de los puntos más obviados, pero no hay que perder de vista que el construir relaciones de largo plazo con los proveedores puede llegar a ser también una fuente de ahorro, tanto por asegurar listas de precios, tener mejores negociaciones, como el asegurar la calidad y el servicio de las compras.
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