Trazar el rumbo y traducirlo a un sistema de gestión

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Sin gobierno y a la deriva… Es una de las frases utilizadas en el ámbito náutico para solicitar socorro. Esta frase es aplicada cuando no se tiene control de la nave, y elementos externos, así como el viento y la marea, son los que deciden el rumbo de la nave y es clasificada como una de las situaciones de mayor peligro para un barco.

Si esto sucediera en una empresa, podríamos predecir un hundimiento seguro. Una organización que está a la deriva y a expensas de lo que los elementos externos como la competencia o proveedores hagan, tendrá un futuro incierto.

¿Cómo evitar caer en una situación sin control? ¿Qué acciones seguir para tener certidumbre?

Dos pilares para cualquier empresa serán siempre la planeación estratégica y el sistema de gestión. La planeación estratégica va mucho más allá de solo decidir el rumbo de hacia dónde quiero ir, el valor más importante que aporta es la claridad del cómo y cuándo a través de su traducción a la planeación operativa, y esto a su vez se vea reflejado en los procesos y métodos de trabajo. Es decir, la planeación estratégica nos dirá, a dónde, porqué, cuándo y cómo.

Así como el sistema de gestión va mucho más allá que la simple supervisión, y llega hasta la transmisión del objetivo a todos los niveles, desdoblando los indicadores, y asegurando la ejecución y permanencia de los foros de gestión, donde se analice y tomen decisiones de las desviaciones que se detecten. El sistema de gestión nos dirá, dónde estamos, si vamos por buen camino, y qué acción se debe de tomar si nos desviamos y quién es el responsable de ejecutarlo.

¿Qué elementos debes visualizar y considerar para cada pilar?

1.Planeación:

A. Planeación estratégica

Estrategia Comercial
Estrategia Cadena de Suministro

B. Planeación Operativa
C. Planeación Financiera

2.Sistema de Gestión:

A. Proyectos estratégicos
B. Indicadores de FCE
C. Planes de acción
D. Comunicación y retroalimentación

Al ser elementos evolutivos, la constante visualización y ajustes siempre serán necesarios.

Si bien todos los elementos anteriores son importantes, normalmente donde nos topamos la mayor área de oportunidad es en la correcta definición de indicadores del sistema de gestión. Por lo que es un tema al que hay que ponerle especial atención.

¿Qué tanto conocen las empresas sobre la correcta definición de indicadores?
Existe falta de conocimiento del tema por parte del personal: saber para qué sirven, cómo se definen, qué tipos de indicadores existen, a quién debo de medir, cómo interpretarlos o usarlos.

Además de que existe falta de tiempo para su definición, establecimiento de metas adecuadas y su correcta implementación.

Es importante comenzar por preguntarnos, ¿Tenemos los indicadores correctos para medir lo realmente importante?

Normalmente las empresas no tienen los indicadores correctos, sí miden, pero miden todo y pocas veces están alineados desde los objetivos estratégicos hasta el indicador que mide al equipo operativo. Es tan malo tener muy pocos indicadores como tener demasiados y querer medir todo en la empresa.

¿Qué se tiene que hacer?
Un sistema de gestión bien definido debe de responder las siguientes preguntas:

  • ¿Qué quiero lograr?
    Objetivos Estratégicos (Derivados de una estrategia de empresa)
  • ¿Cómo voy a revisar si lo logro?
    Definición de Factores Clave de Éxito e Indicadores
  • ¿Qué tengo que hacer para lograrlo, quién, cuándo?
    Metas y Responsables
  • ¿Cómo informo a quien lo tiene que hacer y me aseguro que lo haga?
    Foros de Gestión de Desempeño con Minutas.
  • ¿Cómo sé si se está cumpliendo el objetivo?
    Revisión periódica de Indicadores y Reportes en Foros de Gestión de Desempeño.
  • ¿Qué tengo que hacer para corregir incumplimientos?
    Planes de Acción a desviaciones de Indicadores, Seguimiento a Planes de Acción

 

Sistema-de-gestion-caltic

 

¿Qué pasos debo seguir para definir e implementar un sistema de gestión?

Un sistema de gestión como mencionamos previamente idealmente debe estar vinculado a la planeación estratégica de la empresa, este sería el paso inicial, una vez revisada la estrategia del negocio tanto general como operacional:

  1. Alinear la estructura organizacional a las necesidades de la operación
  2. Identificar los Factores Clave de Éxito (FCE) respondiendo las siguientes preguntas:
    1. – ¿Qué necesitamos para ser financieramente exitosos?
    2. – ¿Qué necesitamos para que nuestro cliente esté satisfecho?
    3. – ¿Qué necesitamos para ejecutar cada proceso de manera eficiente?
    4. – ¿Qué necesitamos para crecer como compañía y para que nuestro personal desarrolle sus funciones de manera óptima?
  3. Definir los Objetivos Estratégicos (MOE), basado en los FCE.
  4. Establecer los indicadores necesarios para cumplir los objetivos.
  5. Desdoblar los indicadores a niveles gerenciales y mandos medios.
  6. Diseñar los tableros o paneles de control, así como bases de datos y reportes que lo alimenten.
  7. Calcular los periodos base y establecer las metas.
  8. Definir el sistema de comunicación (rutinas de medición de desempeño).
  9. Capacitar e Implementar el Sistema de Gestión de Desempeño.

Si ejecutamos paso a paso los puntos anteriores, nos daremos cuenta que estamos implementando en la empresa una cultura de mejora continua, dónde a través de un sistema (de gestión) tenemos que hacer que las cosas sucedan y cumplamos con nuestros compromisos establecidos, tomemos decisiones y acciones que nos ayuden en resolver un problema o a lograr un objetivo. Por lo tanto, un sistema de gestión bien implementado, nos hará la vida más fácil, trabajaremos más preventivamente, y hará más profesional, institucional y formal la manera en que se administra la empresa.

Publicación original: Iván Gutiérrez Leal ( marzo 2022). Trazar el rumbo y traducirlo a un sistema de gestión
Torreón, Coahuila: Revista Consultoría.

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