Caso de éxito

Diseño y Eficiencia Procesos de Facturación

CCN

CCN TRANSPORTACIÓN S.A. DE C.V., empresa de transporte de carga con más de 25 años de experiencia, presta el servicio de distribución y reparto de mercancías a nivel nacional, buscando ser puntera en innovación tecnológica con el fin de ofrecerle un servicio eficaz y de calidad a sus clientes y proveedores.

Scorecard

  • Se implementaron 23 indicadores, 29 procesos y 15 polítias dentro del área
  • Disminución en tiempo de ciclo de facturación de 10.3 a 6.9 días, un 33% de mejora.
  • Bajó de 192 a 20 fletes pendientes de facturar con más de 35 días, un 90% de mejora.
  • Se incrementó de un 66% a un 94% la liquidación de fletes en tiempo
  • Bajó de 42 a 24 folios retenidos por papelería incompleta, un 43% de mejora.

Reto

Lograr la disminución del tiempo del  ciclo de facturación para mejorar el flujo de efectivo/Tener una estructura organizacional alineada a los procesos, que facilite su correcta ejecución/Tener un sistema de gestión, información, indicadores y reuniones para la toma decisiones/Optimizar los procesos de facturación como parte de la atención al cliente.

Respuesta

El cambio se originó desde la estructura organizacional donde se definieron los roles y funciones de manera clara y organizada, incluyendo tareas y responsabilidades que anteriormente no se ejecutaban. Se desarrolló e implementó un nuevo sistema y procesos que aseguran la liquidación de los viajes en tiempo y forma, un proceso de facturación automatizado dentro del sistema para optimizar el control y seguimiento a las distintas etapas del proceso hasta garantizar el cobro oportuno al cliente, el alta de conceptos y clientes como datos maestros en sistema de una forma estandarizada y estructurada, así como el plan de mantenimiento para mantener vigente la información en todo momento. Finalmente se diseñó el sistema de gestión que permite monitorear el cumplimiento de los procesos mediante indicadores, reuniones de trabajo y seguimiento.

Resultados

  • Disminución del tiempo de ciclo de facturación
  • Disminución de fletes y complementos pendientes de facturar
  • Disminución de fletes pendientes por liquidar
  • Mejora en el % de liquidación en tiempo
  • Tracking vía sistema para el seguimiento puntual a todas las etapas del proceso entre las distintas áreas involucradas
  • Estructura en Datos Maestros de manera autónoma por el usuario
  • Control de Mermas
  • Implementación de sistema de gestión (KPIS, Foros y planes de acción)
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