El área de mejora continua es una de las áreas de soporte que en muchos casos no se le pone la atención necesaria para definir de manera clara cuáles son sus funciones y de qué es responsable el área.
En muchas ocasiones, el departamento adquiere las funciones de un área de procesos y/o calidad.
Como el nombre lo dice una de las funciones principales es asegurar que dentro de la organización se lleven a cabo las acciones que lleven a la empresa a mejorar continuamente y esto a su vez se vea reflejado en el crecimiento y desarrollo de la misma.
Dentro de este tema una de sus responsabilidades es detectar necesidades de mejora, brindar ideas y propuestas para solucionarlos, desarrollar y/o implementar las herramientas de mejora, acompañar y asesorar metodológicamente a las distintas áreas de la organización para que este enfoque se viva en toda la organización.
El desarrollo, seguimiento, actualización y control del sistema de gestión es también una de las funciones comunes que lleva esta área. En donde parte de su responsabilidad es asegurar la confiabilidad de la información, trabajar la información de ser necesario y actualizar los datos de los indicadores si así se definió. Adicional, uno de los puntos más relevantes es que se asegure que la metodología y la cultura de gestión de la empresa se está llevando de manera correcta. Desde que se estén generando planes de acción para las desviaciones y se dé seguimiento a las mismas hasta que las reuniones de gestión se lleven a cabo siguiendo una agenda y registrando minuta.
Otra función importante es asegurar el desarrollo, el control y la actualización de la documentación de procesos, políticas, instructivos y formatos que forman parte de la organización.
El seguimiento a los proyectos e iniciativas estratégicas también es una de las funciones que comúnmente el área orquesta que se esté llevando a cabo de manera correcta.
La auditoría de procesos y uso correcto de la documentación es también una de las responsabilidades que el área o puesto puede ejecutar.
Finalmente, cuando se presentan algunos proyectos específicos como obtener una certificación también es uno de los temas que puede liderar el área.
Un área robusta de mejora continua será responsable de todas ellas, sin embargo también es común que se responsabilice solo de algunas, lo más importante es que estos alcances estén definidos y comunicados de manera correcta para que el departamento de mejora continua genere el valor que debe de aportar a la organización.
Marieanne Le Hénaff
Desarrollo de negocios e innovación
