Organización: efecto dominó

Desde principios de la humanidad hasta la actualidad, la organización ha tomado un rol principal en la evolución y desarrollo de las civilizaciones y relaciones humanas. Dentro de las primeras sociedades, ya existían divisiones de tareas dentro de las tribus, que de manera conjunta tenían un objetivo.

Una organización nace con una finalidad en concreto, y las personas dentro de la misma cumplen una función determinada para lograr ese objetivo. Cuando buscamos el significado de organizar entre los principales resultados encontramos:

Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados.

Entonces, ¿Cómo asegurar que nuestra empresa se pueda definir como una organización (empresa organizada)? Dentro de nuestro modelo se desarrolla a través de dos elementos principalmente:

1. Organigrama
   Un organigrama es la representación gráfica de la estructura, que muestra las relaciones entre sus partes, la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas, y se convierte en el paso inicial para organizarse. Si ya se cuenta con él, se debe de asegurar que esté alineado a la planeación estratégica y operativa para que sea realmente efectivo.
   Lo más importante del organigrama no es solamente que hace visible la estructura, sino determina quién y cuantas personas dependen de cada quién y cómo interactúan entre ellas para lograr su objetivo común.
2. Perfil y descripción de puesto
   Un perfil y descripción de puesto describe a la persona ideal para ocupar un puesto con un objetivo específico. No solo debe de describir las funciones del puesto y sus relaciones internas y externas, sino basado en ellas los requerimientos de habilidades y conocimientos para desempeñar de manera correcta dichas funciones. Además de las características generales de la persona (edad, sexo, estado civil), debe de determinar la escolaridad, la especialización y la experiencia necesaria.
   Entre los beneficios de tener un perfil y descripción de puesto correctamente definido, está el tener un reclutamiento más efectivo y asertivo, así como ayuda a definir la capacitación necesaria para cada puesto al momento de ingresar. Además de estos beneficios, uno de los principales es que ayuda a la persona que ejecuta el puesto a tener claridad de sus responsabilidades, disminuye la duplicación de tareas y es una manera de asegurar que cada tarea tenga un responsable.

Cuando se diseña o reestructura un organigrama y/o las funciones de cada puesto, se debe de mantener como lineamiento la estrategia de crecimiento, que determina la etapa en la que se encuentra la empresa y el ritmo de crecimiento esperado. Esto nos indicará el tamaño, hablando de cantidad de personas, y el nivel de especialización de las mismas, en teoría a mayor tamaño, mayor especialización dentro de las áreas.

Dentro de una organización, todos forman parte de un todo, cada puesto se convierte en una pieza fundamental, y como sucede con el efecto dominó, una pieza fuera de lugar puede frenar el efecto de todas las demás piezas. La claridad en la estructura y en las funciones propicia que las tareas y comunicación fluya de una mejora manera, por lo tanto, se convierte en un pilar para asegurar el logro de objetivos en tiempo y forma.

A grandes rasgos se busca que se tenga un lugar para cada persona, y cada persona en su lugar.