¿Por qué las cosas no suceden como se esperaban?

El proceso de planeación de tu empresa.

Dentro de una empresa existen muchas ocasiones en que las cosas no salen conforme con lo que esperábamos o queríamos que sucediera. Hay muchos ejemplos de lo anterior; no le podemos surtir al cliente lo que pidió, no estamos vendiendo lo que nos planteamos de presupuesto, no cumplimos con la cantidad de producción esperada, la gente hace cosas que no eran las que tenía que hacer (falta de alineación), entre muchos otros ejemplos que en el día a día vemos en nuestra empresa. ¿A qué se debe? ¿A una mala planeación o a una mala ejecución? ¿Cuál de estas dos es más sencillo de corregir?

Con base en nuestra experiencia les puedo asegurar que el 50% o más de las ocasiones, es por una mala planeación, la cual ocasiona falta de alineación de la gente, de los recursos y del tiempo, entonces cada líder o puesto comienza a tomar decisiones con base en su criterio. Hay muchos problemas que suceden en las empresas por no entender el ciclo completo de planeación y su impacto en los resultados, para que toda la gente, recursos (físicos y monetarios) y tiempos (prioridades) estén alineados y sincronizados entre sí para lograr los objetivos planteados y las cosas sucedan de acuerdo con lo esperado.

El nivel más alto de planeación es la “planeación estratégica”, este concepto consta de muchos conceptos y pasos, pero los principales entregables tienen que ser dos, los “objetivos” (a lograr para alcanzar la visión de la empresa, en distintas perspectivas) y las “iniciativas” (proyectos de cambio para mejorar y hacer las cosas de diferente manera y poder lograr los objetivos).

La viabilidad de los “objetivos estratégicos” se tienen que validar y revisar en la “planeación operativa anual”, donde se revisan capacidades internas (recursos materiales, económicos, tiempos y gente). Un ejemplo sería, si mi objetivo estratégico para este año es aumentar las ventas un 30%, este número se tendría que verificar que sea factible con la “planeación operativa anual” del área de ventas y de la cadena de suministro, entonces se realiza el proceso de pronóstico y planeación de ventas, después una planeación de producción y con estos dos ejercicios volver a revisar que el 30% sea factible, puede suceder que no tenemos las máquinas necesarias para realizar esa producción, y aunque podamos invertir en más equipo, no lleguen a tiempo para poder cumplir. De tal manera que los “objetivos estratégicos” tienen que estar vinculados con los “procesos de planeación operativa anual” de la cadena de valor.

Al mismo tiempo se deben desarrollar los cronogramas detallados de trabajo de cada “iniciativa estratégica”, donde indicaremos los cambios principales para poder mejorar la empresa y el costo y gasto estimado que requiere cada iniciativa, entonces debemos correr el proceso de “presupuesto” anual de la empresa, para proyectar los estados financieros y el detalle de las cuentas contables, en este “presupuesto” debe estar incluida la “planeación operativa anual” y deben estar incluidos los costos y gastos presupuestados de cada “iniciativa estratégica” (costo de su ejecución).

Una vez alineado el proceso de planeación anual (todos los puntos anteriores), comienza la “planeación operativa mensual” (puede ser trimestral-mensual), donde se hacer los ajustes al plan operativo anual de acuerdo con la situación y condiciones actuales, este “plan mensual”, tiene mucho mayor detalle de lo que tiene que suceder y es la guía para que todas las áreas estén coordinadas y salgan las cosas conforme a lo planeado. Ejemplo: se valida cuál es el plan mensual de ventas, se hace el plan de producción, el plan de mantenimiento, el plan de logística (compras, inventarios, distribución), estos planes contienen personas, recursos (físicos y monetarios) y tiempos; se firma por todos los responsables de cada área. 

Este plan será la guía para cada área, aún así se debe realizar el “plan/programa semanal operativo”, donde se especifica, por día, por hora, por persona, por máquina, por producto etc. Lo que se tiene que hacer, este “plan/programa operativo”, se convierte en instrucciones claras y precisas para que la gente ejecute lo que se planeó y se acordó.

Todos los planes o conceptos anteriores deben ser medidos, y saber el % de cumplimiento para tomar las medidas necesarias, ya sea planear o ejecutar mejor. Si lo anterior lo llevamos a cabo correctamente bajo un proceso bien establecido, con seguridad habrá más cosas que sucedan conforme a lo esperado y nuestra visión como empresa será más probable que se cumpla, “sólo” faltará ejecutar bien los planes (otro tema con mayor complejidad).