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Organización y eficiencia del backoffice

Transformar la cultura de la organización con un enfoque de eficiencia, eliminando las zonas de confort y empujando el cumplimiento y la medición del desempeño de las áreas de trabajo. 

PROYECTO

Duración: 40 semanas


Prácticas Implementadas:
Estructura organizacional, reingeniería de procesos y sistema de gestión .

SCORECARD

• Estructura organizacional con roles más robustos y delimitados enfocados a objetivos y funciones definidas.
• Cumplimeinto a facturación esperada aumentó de un 48 % a 89 % 
• Efectividad de programación de pagos de un 14 % a un 89 % 
• Contabilización de compras de un 55 % a un 86 % 
• Reducción de compras extraordinarias de un 38 % a un 14 % 
• 20 procesos administrativos y 21 indicadores.

Grupo Vigo es una empresa privada con distintas operaciones, principalmente producción y exportación de hortalizas, también con establo para venta de leche, engorda de ganado y operación de transporte; teniendo el backoffice, como objetivo principal el darle soporte a los procesos de la cadena de valor para asegurar el correcto funcionamiento.


RETO
Transformar la cultura de la organización con un enfoque de eficiencia, eliminando las zonas de confort y empujando el cumplimiento y la medición del desempeño de las áreas de trabajo. De igual forma, se necesitaba definir un sistema de gestión que indicara los reportes, indicadores, reuniones y comunicación efectiva para estar alineados con los procesos requeridos.

RESPUESTA
Durante el desarrollo del proyecto, se tomó la decisión por parte de los socios de separar el backoffice en dos grandes unidades de negocio con diferente dirección a quien reportar. Con lo anterior, se realizó una nueva estructura organizacional, así como la coordinación de la escisión de la información histórica en sistema y la configuración de nuevas “compañías” en sistema, las cuales estarían operando cada una de estas unidades de negocio.

Se diseñaron e implementaron procesos administrativos de oficina y op; lo que aunado al desarrollo y utilización de herramientas tecnológicas, permitió hacer eficiente la operación, eliminando trabajo manual, desarrollando fuentes de información objetiva, definiendo lineamientos y formatos institucionales, entre otros.

Se definieron objetivos e indicadores aplicables por área; así como la definición de foros para seguimiento a los mismos.

RESULTADOS
Implementación de módulo de requisiciones de compra así como definición de jerarquías para solicitar, autorizar y comprar. Desarrollo de layout de programación de pagos en sistema ligado al layout bancario para la dispersión de pagos y aplicación automáticas de los mismos. Homologación de procesos de nómina para un mayor control y seguimiento, así como la implementación de un nuevo software para automatizar la toma de asistencia, registro de incidencias y cálculo de nómina. Herramientas para realizar de forma oportuna la gestión de la cobranza. Optimización de catálogo contable en cuentas de resultados y centros de costos.

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